GDPR Register över Merkurius Samfällighetsförenings personuppgiftsbehandlingar
GDPR står för General Data Protection Regulation, Dataskyddsförordningen på svenska.
Länk till integritetsskyddsmyndighetens hemsida med vägledning för föreningar.
Bakgrund: Enligt GDPR (General Data Protection Regulation / Dataskyddsförordningen) ställs krav på samfällighetsföreningar att dokumentera sin personuppgiftsbehandling.
Upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person.
Av detta följer att dataskyddsförordningen kräver att personuppgiftsansvariga ska föra ett register eller en förteckning över de personuppgiftsbehandlingar som utförs i den verksamhet som den personuppgiftsansvarige ansvarar för.
| Organisationsnummer | 717913-1912 |
| Personuppgiftsansvarig | Merkurius Samfällighetsförening |
| Företrädare | Styrelsen |
| Kontaktuppgifter | Kopernikus väg, 147 46 Tumba |
| e-post | info@merkurius1.se |
| Hemsida | www.merkurius1.se |
Ändamål med behandling:
- Fakturering
- Bokföring
- Arvoden
- Debiteringslängd
- Röstlängd
- Stämmoprotokoll
- Styrelseprotokoll
- Hemsida
- E-post
Personuppgifter som behandlas:
• Namn
• Adress
• Telefonnummer
• Fastighetsbeteckning
• E-postadress
| Fakturering | |
| Ändamål med behandling | Register i bokförings- och faktureringsprogrammet från Speedledger. |
| Kategorier av personuppgifter | Medlemmars fastighetsbeteckning, adress, namn på boende i fastigheten. |
| Rättslig grund | Bokföringslagen |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | Medlem lämnar uppgift till styrelsen. Komplettering från dygnsuppdaterad databas Ratsit.se som är en sökmotor för offentlig information om företag och privatpersoner. Ratsit följer GDPR. |
| Mottagare | Interna mottagare, t.ex. kassör, revisor, föreningens styrelse, stämma och medlem.
Extern mottagare: kronofogden vid begäran om direkt verkställighet för en utdebiterad avgift som inte betalats in. Styrelsen ser fortlöpande till att uppgifterna är uppdaterade. Styrelsen har säkerställt att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga. |
| Lagringstid | Sparas hos kassör i 10 år efter kalenderår då räkenskapsåret avslutades. (Krav enligt bokföringslagen är minst 7 år.) |
| Bokföring | |
| Ändamål med behandling | Bokföring |
| Kategorier av personuppgifter | Bokföringspärmar med fakturaunderlag med medlemmars personuppgifter på fakturor. |
| Rättslig grund | Bokföringslagen |
| Mottagare | Kassör, Revisor |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | Kopia på utdelade fakturor. |
| Lagringstid | Sparas i pärm hos kassör i 10 år efter kalenderår då räkenskapsåret avslutades. (Krav enligt bokföringslagen är minst 7 år.) |
| Arvoden | |
| Ändamål med behandling | Utbetalning av arvoden |
| Kategorier av personuppgifter | Styrelsemedlemmars personnummer, utbetalningskontoinformation |
| Rättslig grund | Bokföringslagen |
| Mottagare | Kassör, Skatteverket, Revisor |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | Styrelsemedlem lämnar uppgift till kassör.
Styrelsen ser fortlöpande till att uppgifterna är uppdaterade. Uppgifterna i registren används enbart för internt bruk. Styrelsen har säkerställt att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga. |
| Lagringstid | Personuppgifter för utbetalningarna sparas i bokföringspärmen hos kassör i 10 år efter kalenderår då räkenskapsåret avslutades. (Krav enligt bokföringslagen är minst 7 år.)
I manuella pärmar och på dator som styrelsen ansvarar för. |
| Debiteringslängd | |
| Ändamål med behandling | Uttaxering. |
| Kategorier av personuppgifter | Lagfartsförteckningar, uppgifter om de medlemmar som är betalningsskyldiga: Namn, adress, fastighetsbeteckning. |
| Rättslig grund | Uttaxering enligt SFL 41 §
Preskriptionslagen (1981:130) |
| Mottagare | Interna mottagare, t.ex. kassör, revisor, föreningens styrelse, stämma och medlem.
Extern mottagare: kronofogden vid begäran om direkt verkställighet för en utdebiterad avgift som inte betalats in. Styrelsen ser fortlöpande till att uppgifterna är uppdaterade. Uppgifterna i registren används enbart för internt bruk. Styrelsen har säkerställt att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga. |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | Medlem lämnar uppgift till styrelsen. Komplettering från dygnsuppdaterad databas Ratsit.se som är en sökmotor för offentlig information om företag och privatpersoner. Ratsit följer GDPR. |
| Lagringstid | Sparas i pärm hos kassör i minst 10 år från dagen för stämman med hänsyn till reglerna om allmän preskription.
Sparas elektroniskt på drive i 10 år? I manuella pärmar och på dator som styrelsen ansvarar för. |
| Röstlängd | |
| Ändamål med behandling | Ange röstberättigade vid stämmobeslut. |
| Kategorier av personuppgifter | Röstlängd innehåller uppgifter om medlemmar i föreningen som deltar på stämman eller har lämnat fullmakt. |
| Rättslig grund | Preskriptionslagen (1981:130) |
| Mottagare | Interna mottagare, t.ex. kassör, revisor, föreningens styrelse, stämma och medlem.
Extern mottagare: Länsstyrelsens samfällighetsregister som får kopia av stämmoprotokollet. Styrelsen ser fortlöpande till att uppgifterna är uppdaterade. Uppgifterna i registren används enbart för internt bruk. Styrelsen har säkerställt att personuppgifter i föreningens register inte sprids till obehöriga. |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | Debiteringslängden, bokföringsregistret. |
| Lagringstid | Sparas i pärm hos kassör i 10 år från dagen för stämman. |
| Stämmoprotokoll | |
| Ändamål med behandling | Stämmoprotokoll |
| Kategorier av personuppgifter | Namn på medlemmar som deltagit i debatten på stämman, reserverat sig mot beslut eller valts till styrelseposter, frånvaro på ett styrelsesammanträde eller som motiv till att skicka ombud till stämman. Detta innebär att föreningen får in en uppgift om en persons hälsotillstånd. |
| Rättslig grund | Bokföringslagen |
| Mottagare | Interna mottagare, t.ex. kassör, revisor, föreningens styrelse, stämma och medlem.
Extern mottagare: Länsstyrelsens samfällighetsregister som får kopia av stämmoprotokollet. |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | Sekreterare och justeringmän för stämmoprotokollet. |
| Lagringstid | Sparas i pärm hos kassör i 10 år efter kalenderår då räkenskapsåret avslutades. (Krav enligt bokföringslagen är minst 7 år. Stämmodeltagare, 10 år preskriptionstid för fordran). |
| Styrelseprotokoll | |
| Ändamål med behandling | Styrelseprotokoll |
| Kategorier av personuppgifter | med anledning att diskutera enskilda medlemmar, till exempel för att en medlem har skickat in en skrivelse till styrelsen eller då man har problem att få in medlemsavgift från en medlem.
|
| Rättslig grund | |
| Mottagare | |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | |
| Lagringstid | Sparas i pärm hos kassör i 10 år efter kalenderår då räkenskapsåret avslutades. (Krav enligt bokföringslagen är minst 7 år.)
Årxx till xx finns i pärm hos medlem aa. |
| Administration – | |
| Ändamål med behandling | Hemsida |
| Kategorier av personuppgifter | ta bort alla stämmoprotokoll från hemsidan för att sedan publicera versioner där vi maskerat alla personuppgifter (t ex namn på de som skrivit motioner). Originalen kommer finnas kvar i fysisk form. |
| Rättslig grund | |
| Mottagare | |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | |
| Lagringstid | Sparas i 10 år efter kalenderår då räkenskapsåret avslutades. (Krav enligt bokföringslagen är minst 7 år.)
Föreningens historiska material som kan inne- |
| Administration – | |
| Ändamål med behandling | känsliga personuppgifter
|
| Kategorier av personuppgifter | ta bort alla stämmoprotokoll från hemsidan för att sedan publicera versioner där vi maskerat alla personuppgifter (t ex namn på de som skrivit motioner). Originalen kommer finnas kvar i fysisk form. |
| Rättslig grund | |
| Mottagare | |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | |
| Lagringstid | Sparas i 10 år efter kalenderår då räkenskapsåret avslutades. (Krav enligt bokföringslagen är minst 7 år.) |
| Administration – | |
| Ändamål med behandling | e-postadresser |
| Kategorier av personuppgifter | |
| Rättslig grund | |
| Mottagare | |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | samtycke till att ni får registrera mejladressen. Samtycket är skriftligt
|
| Lagringstid | Sparas i 10 år efter kalenderår då räkenskapsåret avslutades. (Krav enligt bokföringslagen är minst 7 år.) |
| Administration – | |
| Ändamål med behandling | Google Drive |
| Kategorier av personuppgifter | |
| Rättslig grund | |
| Mottagare | |
| Varifrån dessa uppgifter kommer | |
| Lagringstid | |
–